La vida en tiempos del Whatsapp

Intercomunicación profesional histórica

En muy pocos años hemos evolucionado, en la vida profesional, desde una comunicación con cartas y memorandos a una comunicación intensa, diaria, incluso horaria, que es directa y digital.

Hubo tiempos en los que en las empresas había secretarios y personal administrativo en cada departamento que se encargaban de mecanografiar las comunicaciones. Cuando había urgencia, se enviaba un Telex (si el mensaje era entre empresas grandes) o un telegrama a las empresas pequeñas y a los particulares.

Esa 'lentitud' en la preparación y envío de las comunicaciones y la existencia de profesionales de la escritura, contribuían a una correcta redacción y a la reflexión y repaso de los textos antes de ser enviados.

No existía comunicación interactiva escrita síncrona (con los dos interlocutores presentes en el mismo instante frente al medio de comunicación). Las comunicaciones en tiempo real se producían solo de forma oral presencial o por teléfono y normalmente no quedaba registro, al menos literal, de las mismas.

Se redactaban actas y memorandos tras la celebración de reuniones y conferencias, algo que casi siempre requería reflexión, síntesis, orden en las ideas y buena redacción en ortografía y sintaxis.

Intercomunicación digital profesional

La llegada del fax a las empresas de una forma generalizada supuso una simplificación de los envíos y una notable rapidez en los tiempos de tránsito. Pero básicamente el medio era el mismo: un texto redactado y mecanografiado, con figuras y fotos, que se podía enviar a distancia, perdiendo parte de la resolución de origen, pero sin impactar ni acelerar mucho el proceso de producción de la comunicación escrita, solo se aceleraba su envío.

El gran impacto en la comunicación interpersonal profesional lo hemos tenido con la llegada masiva de dos productos-aplicaciones clave: el correo electrónico (o email) y la mensajería instantánea (cuya aplicación más popular en España es el Whatsapp).

El correo electrónico es un texto que se caracteriza por su extensión mediana, al que se pueden adjuntar documentos, gráficos y fotos. Se envía con una cadencia cuyo tiempo de respuesta típico es de 24 horas. El email debe de llevar un asunto, de menos de una línea, que debe indicar el tema del escrito.

Los correos pueden estar dirigidos a más de una persona, cuya dirección puede ser visible (o ocultada) al reto de los receptores. Cualquiera de los receptores puede contestar o reenviar el mensaje, poniendo en copia o no a los receptores del primer correo, o añadiendo otros a una «conversación de correos». Si se mantiene el asunto original, se establece una especie de conversación de correos en la que es necesario tener mucha disciplina para mantener un mensaje comprensible por los destinatarios.

La mensajería instantánea, los 'wasaps', término por cierto ya admitido por la RAE, consiste en mensajes muy cortos, de pocas palabras, o incluso de una palabra, que puede ser leído de forma casi inmediata y que permite establecer una conversación en la que el contexto indica de qué se está escribiendo. A las palabras se puede añadir 'emoticonos' para señalar el tono de la conversación o sintetizar una idea.

Puede haber conversaciones con múltiples personas, (grupos), en la que intervienen indiferentemente, sin moderación externa, los distintos usuarios que están en el grupo.

Debería ser importante tener presente el contexto de una comunicación por wasap, especialmente en las de grupo, ajustándose al propósito del grupo (normalmente indicado en el nombre del mismo) y a los usuarios que se han unido al mismo con una temática u objetivo determinado.

Pero todos estos formalismos, conocidos por la mayoría de usuarios, no siempre se respetan. Las prisas y saturación de mensajes y el hecho de que seamos los remitentes quienes los redactamos y enviamos, sin intermediarios que ayuden en su preparación, nos hace caer en fallos, que provocan una mala comunicación, y a veces una comunicación negativa.

Buenas prácticas digitales

Consejos prácticos de buenas prácticas:

Con los emails:

-Envíe siempre emails con un asunto significativo.

-Cámbielo siempre que sea preciso.

-Mantenga muy limitada la inclusión de muchos receptores que vayan a responder.

-Cuide la redacción con buena ortografía y sintaxis.

-No espere respuesta en un plazo inferior a 24 horas.

-Minimize el intercambio masivo y rápido de correos, salvo para una respuesta simple de menos de una línea.

Con el wasap:

-Cuide el contexto y propósito del chat o del grupo, piense en cómo será leído.

-Aclare el sentido rápidamente si detecta mal entendidos, con mensajes directos o, mejor aún con llamadas de voz.

Pero no olvidemos que no hay receta perfecta: simplemente apliquemos las recetas clásicas: gestión del tiempo, reflexión y educación.