La Administración de Fincas es una actividad que requiere una continua observación del cumplimiento de esta ley. Quebrantarla ocasiona altas sanciones económicas. De igual forma, el ciudadano debe saber de qué manera le ampara la ley.

La confianza que depositan los usuarios de los servicios profesionales que ofrecen los administradores de fincas, incluye la tranquilidad de saber que, quien maneja sus datos personales, lo hace de forma correcta y bajo estricto cumplimiento de la normativa que recoge los principios de su protección, la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) 15/1999, de 13 de diciembre y el Real Decreto 994/1999, Reglamento de Medidas de Seguridad (R.M.S.).

Las sanciones económicas para los encargados de los ficheros con información de carácter personal y de su tratamiento dependen de la gravedad de la infracción en la que se haya incurrido. Pueden oscilar entre los 600 y 600.000 euros, en base al nivel de seguridad infringido –de datos como «nombre y apellidos» a otros tan personales como el «origen racial» o la «ideología»-.

La información con estas características se recopila en ficheros que deben remitirse a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) para que, en el momento de una posible modificación, cancelación, etc., de algún contenido sobre cualquier miembro de una comunidad, éste sea capaz de ejercer ese derecho si se ve en la necesidad.

Por ejemplo: el recibo del agua llega con un error en los apellidos del titular, ¿es posible exigir la corrección de esos datos? Una empresa que desconoce y a la que nunca cedió sus datos llega a su casa ofreciéndole sus servicios, ¿puede usted reclamar cómo obtuvieron sus datos? Sin contar con la publicidad no solicitada que llega a sus buzones, correos electrónicos o por vía telefónica. La respuesta a estas cuestiones es afirmativa, acudiendo a la AEPD, institución que les informará de cómo les ampara la ley en este campo y qué se puede hacer al respecto.

Por otra parte, aunque es obvia la responsabilidad que se requiere de los administradores de fincas a la hora de manejar los datos de los propietarios de la comunidad que administra, bien es cierto que el estricto cumplimiento de la ley es complicado por la numerosa información de la que disponen y por las diferentes interpretaciones que se necesitan según los casos.

El administrador, tras declarar los ficheros, deberá gestionar acciones como el derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición de las personas incluidas en las bases de datos, así como los soportes informáticos que contengan datos de carácter personal, cuyo acceso será restringido a personal autorizado. Finalmente, el registro de cada incidencia ocurrida en la protección de los ficheros es una labor que el administrador ha de realizar para completar la observación y protección de los datos que tiene en su poder.