Paterna digitalizará miles de archivos acumulados en décadas para agilizar expedientes y trámites

La digitalización de expedientes que Paterna comenzará a realizar después del verano no sólo descongestionará las estanterías del consistorio, también agilizará expedientes y trámites. Paterna saltará en unos meses de la era del papel a la digital y electrónica, lo que permitirá a sus vecinos poder tramitar y consultar expedientes desde casa o a través de una aplicación de móvil.

Los problemas de falta de espacio que arrastran muchos departamentos municipales ha obligado a apilar y trasladar documentación de unas estancias a otras.

El volumen de expedientes es notable, si se tiene en cuenta que en las estanterías del archivo municipal se acumulan miles de cajas repletas de documentos de hace más de un siglo. También se guarda parte de la documentación en dependencias administrativas situadas en el polígono Fuente del Jarro.

El problema es que a esta documentación se le añaden, cada día, más de cien nuevos expedientes. Sólo en el departamento de Urbanismo, por edificaciones, usos o licencias en trámite, se generan unos doscientos expedientes de media al mes.

Archivo telemático

El ayuntamiento va a licitar por 300.000 euros el contrato para poner en marcha la nueva administración electrónica que permitirá digitalizar documentos actuales y antiguos para conformar un archivo digital telemático que permita a funcionarios y vecinos poder consultar de forma eficaz y rápida miles de documentos de todo tipo.

«Hay dependencias que están al límite. No cabe prácticamente más documentación. Los expedientes se van apilando en distintas alturas y esto dificulta también su consulta y manejo», destacan fuentes municipales.

El objetivo es invertir y modernizar todo el proceso administrativo, actualmente «muy arcaico y desfasado», para registrar procesos y facilitar las tramitaciones. De esta forma, el vecino que presente un documento no tendrá que hacerlo posteriormente en otras dependencias públicas, por ejemplo, porque quedará ya registrado y podrá hacer seguimiento de su procedimiento desde el ordenador de casa o a través del móvil en cualquier momento», explica la concejala de Sostenibilidad y Atención a la Ciudadanía, Eva Pérez.

La digitalización hará las consultas «mucho más eficientes y ayudará a optimizar los recursos municipales. Consultar enormes expedientes en papel requiere, en la mayor parte de las ocasiones, muchísimo tiempo y esfuerzo».

La modernización afectará también al actual Portal de Transparencia, a la web municipal, que será «más intuitiva y efectiva», a las aplicaciones para móvil donde se incluyan servicios administrativos o de consulta, y a los telecentros o salas informáticas que funcionan en cada barrio paternero para que los vecinos, sin medios tecnológicos a mano, puedan hacer sus consultas.

En estos puntos «se renovará todo el sistema informático, incluidas las impresoras u otros servicios para agilizar peticiones».

Para adaptarse a la nueva forma de trabajar, el ayuntamiento pondrá en marcha cursos de formación para todos los profesionales municipales. El trasvase de documentación será prácticamente instantáneo entre áreas y departamentos y el ahorro de papel será considerable también.

El único factor sin concretar será el tiempo. Acometer las tareas de digitalización de todo este ingente material requerirá muchos meses de trabajo.